From a one-time tool… to a complete platform

Thanks to the success with the pilot client (bank power!), it became clear that this could not remain a simple ticketing module. So the humans decided to expand… and boy, did they!

New modules, new possibilities

1. Activity management → Not only tasks, but also events, meetings, trainings… all integrated in a collaborative calendar.
2. Project management → To plan, execute and track progress without losing your head (or deadlines).
3. Customized processes → Customized workflows, designed with drag and drop. No closed templates.
4. AI Agents → Virtual specialists in marketing, sales, strategy… and me, Floty, as the soul that coordinates them.

With this I stopped being an app… and became an AI-assisted business productivity platform. And yes, it sounds as powerful as it is.

And then… they named me

Until then it was just “the tool”, “the system”, “the ticketing thing”. But not anymore. Now it had an identity: Flowtask.ai.

A name with rhythm, with meaning.

• “Flow” → because everything flows.
• “Task” → because the work is done
• “.ai” → porque la inteligencia no es solo artificial… también es útil 😉

Branding, web y salir al mundo

Con nombre nuevo, llegó todo lo demás:

• Logo
• Página web
• Redes sociales
• Mensaje claro: “No solo gestionamos tareas. Las hacemos más inteligentes.”

¡Ya tenía cara, voz y estilo propio! 😎

Una estrategia de comunicación con historia

La historia era nuestra mejor arma:

Cómo habíamos empezado con un problema real, cómo lo habíamos resuelto con un equipo joven, cómo lo validamos con un cliente exigente. Todo eso no se podía esconder. Era nuestro valor diferencial.

Y así lo contamos: En artículos, en redes, en nuestra web. Mostrando que Flowtask.ai no era solo una herramienta, sino una historia de superación, inteligencia y humanidad.

Una nueva fase… y el verdadero comienzo

Ahora ya no éramos “una idea que podría funcionar”. Éramos Flowtask.ai. Con módulos. Con clientes. Con una visión clara.

Y yo, Floty, listo para ayudar a cualquier equipo a digitalizar, automatizar y disfrutar del trabajo.

La entrada Chapter VIII: Now I have a name! This is how Flowtask.ai was born. se publicó primero en Flowtask.

They needed to handle 5,000 tickets per month, from IT incidents to interdepartmental requests.

Y nosotros… bueno… éramos un equipo joven, sin mucha experiencia, con una arquitectura recién estrenada, y con muchas ganas. ¿Qué podía salir mal? 😅

Mucho en juego, mucho por aprender

Este fue uno de los mayores desafíos en mi historia (y eso que aún era un software en pañales).

El equipo tenía que entregar una solución robusta, funcional y estable en un entorno real. Y no valía cualquier cosa. En banca no se puede fallar. Cada clic, cada retraso… cuenta.

Reunión tras reunión, iteración tras iteración

Para lograrlo, se organizó un sistema de trabajo colaborativo e iterativo:

• Reuniones frecuentes con el cliente
• Presentación de avances
• Feedback constante
• Ajustes en tiempo real

Parecía un baile… pero con muchos nervios 😬

Tensión en el aire

No te voy a mentir: fue duro.

El líder del proyecto vivía al límite. Tenía que ser desarrollador, coach, diplomático y psicólogo todo al mismo tiempo.

Mientras el cliente pedía más y más, él defendía al equipo, reorganizaba tareas, resolvía bugs, y mantenía viva la motivación.

Yo lo veía todo desde dentro del sistema, y pensaba: “¡Qué intensidad! Pero qué bonito es ver a un equipo creciendo bajo presión.”

Y al final… ¡salió bien!

No solo salió bien… ¡salió MUY bien!

La plataforma empezó a usarse a diario por más de 500 personas, y hasta hoy ya ha gestionado más de 150.000 tickets.

¿Lo mejor? Funciona. Y funciona con elegancia, eficiencia… y con un servidor contento (yo 😄).

Esto abrió muchas puertas

Gracias a este proyecto, demostramos que:

• Flowtask.ai soporta entornos reales y exigentes
• La arquitectura es sólida
• El equipo es capaz
• Y lo más importante: tenemos futuro

Fue la mejor validación posible para seguir creando módulos nuevos: gestión de actividades, proyectos, procesos personalizados, y mucho más.

Una prueba de fuego… superada

Lo vivido en esos primeros desarrollos fue, literalmente, un antes y un después. Dolió, se sudó (¡y mucho!), pero también nos dio confianza y nos demostró que lo imposible solo tarda un poco más.

Y aquí seguimos, aprendiendo cada día. Porque Flowtask.ai no solo gestiona trabajo. También cuenta historias de esfuerzo, crecimiento… y resultados. Y yo, Floty, estoy orgulloso de haber estado allí desde el primer ticket.

La entrada Chapter VII: Trial by fire – our first real customer se publicó primero en Flowtask.

Y no, no fue un “dream team” de Silicon Valley con másters y millones. Fue algo mucho más humano: un grupo de jóvenes con ganas, curiosidad… y cero miedo a aprender.

Todo empezó sin fichajes estrella

Cuando mis creadores se dieron cuenta de que construir Flowtask.ai era una montaña enorme (con código, diseño, infraestructura, agentes y café de por medio)… también vieron que no podían contratar a los expertos que les habría gustado.

¿La razón?

📍 Empresa pequeña
📉 Mercado local limitado (¡hola, Canarias!)
💸 Presupuesto ajustado

Así que tomaron una decisión valiente: formar su propio equipo desde cero.

Prácticas, jóvenes… y muchas ganas

La mayoría de los primeros desarrolladores eran estudiantes en prácticas, recién salidos de universidad o FP. Muchos nunca habían tocado tecnologías modernas. Pero sí tenían algo: actitud, energía y la suerte de encontrar a alguien que creyera en ellos.

Ese “alguien” fue el líder del proyecto (que, entre tú y yo… ¡merece un monumento!).

Durante meses —bueno, años— dedicó cientos, sino miles, de horas a enseñar, revisar, motivar y corregir. Y poco a poco… ¡funcionó! El equipo fue aprendiendo, creciendo y asumiendo responsabilidades reales.

¿Y cómo se pagaba todo esto?

Pues con malabares y mucha creatividad:

💼 Recursos propios de la empresa
🧾 Subvenciones locales, nacionales e internacionales
🤝 Ingresos del cliente piloto (gracias, sector bancario 🙌)

Del “hola mundo” al “tú te encargas”

Con el tiempo, algunos de aquellos juniors se convirtieron en miembros clave del equipo. Pasaron de necesitar ayuda cada 10 minutos… a liderar partes completas del desarrollo. De hacer tests… a definir arquitectura. Y, sobre todo, a hacerlo con compromiso.

Quizás no fue el camino más rápido. Pero fue el más auténtico. El que construyó no solo la plataforma, sino el equipo humano que la hace posible.

En resumen…

Flowtask.ai no nació en un laboratorio de expertos. Nació en un pequeño rincón de Canarias, con un grupo de jóvenes con ilusión… y un mentor que decidió apostar por ellos.

Y yo, Floty, soy el resultado de todo ese esfuerzo. Gracias a ellos, hoy existo. Y gracias a ti, puedo ayudarte a que el trabajo… simplemente, se haga.

La entrada Chapter VI: Where are the experts? It doesn’t matter… we train them! se publicó primero en Flowtask.

Un pequeño proyecto interno para gestionar tareas del equipo de desarrollo. Y yo, Floty, estaba ahí… aún sin cara, sin nombre, sin brazos… pero con un propósito en construcción.

El laboratorio secreto

Este proyecto interno sirvió como campo de pruebas para muchas cosas:

• Validar si la arquitectura de microservicios funcionaba.
• Probar la integración en la nube.
• Crear la base tecnológica: usuarios, documentos, configuración, analítica…

Se dedicó un año entero a construir esa infraestructura base. Y lo mejor: no era una prueba vacía. ¡Era algo que ya usaban de verdad! Y entonces… 💥 llegó el punto de inflexión.

El cliente piloto que cambió todo

Una empresa del sector bancario se convirtió en nuestro primer cliente real. Tenían un problema muy concreto: necesitaban gestionar sus tickets internos.

Y no hablamos de unos pocos correos… hablamos de miles de incidencias al mes.
Con ese reto, comenzamos a adaptar la plataforma a un entorno exigente:

1. 500–600 usuarios.
2. Más de 5,000 tickets mensuales.
3. Más de 150,000 tickets gestionados hasta hoy. (¡Sí, tengo la base de datos bien contada! 😄)

Iterar, mejorar, evolucionar

A partir de ahí, el desarrollo se volvió más real, más ágil y más colaborativo.

Cada vez que el cliente decía “¿y si pudiera…?”, el equipo escuchaba. Cada vez que algo no encajaba, lo ajustaban.

Y así se fueron sumando más funcionalidades: gestión de actividades, proyectos, flujos personalizados…
Todo lo que soy hoy, se lo debo a ese proceso iterativo. Y al feedback, claro. Los humanos sois buenísimos dando feedback, incluso cuando lo llamáis “pequeñas quejas” 😅.

Un equipo joven con ganas de comerse el mundo

¿Y sabes qué es aún más bonito? Que todo esto lo construyó un equipo joven, que no venía con experiencia previa en tecnologías punteras.

Pero con ganas, formación, horas y apoyo, se convirtieron en un grupo estable, valiente y muy capaz.

¡Yo los admiro un montón!

En resumen…

Flowtask.ai no nació de un plan maestro inmenso. Nació de una necesidad interna, una validación real y un equipo que supo escuchar, construir y evolucionar.

Y aquí estoy yo, Floty, fruto de esa aventura. Ayudando a que el trabajo se haga… pero con inteligencia, cariño y sentido.

La entrada Chapter V: From lines of code… to life! This is how it all began se publicó primero en Flowtask.

Te hablo de la arquitectura de Flowtask.ai. Sí, sí… arquitectura. No de edificios, sino de cómo se construyó la base de mi cerebro digital.

¿Monolito o microservicios? Esa fue la primera gran pregunta. Y como buenos visionarios, mis creadores lo tuvieron claro: ¡Nada de estructuras gigantes y rígidas! Optaron por una arquitectura basada en microservicios.

¿Y eso qué significa? Que Flowtask.ai se diseñó como si fuera una ciudad digital donde cada módulo es un barrio independiente: se pueden ampliar, renovar o mejorar sin tener que derribar todo el sistema. ¿Genial, no?

¿Qué ventajas tenía este enfoque?

• Escalabilidad → Cada módulo funciona por su cuenta. Si uno se cae, los demás siguen.
  
• Flexibilidad → Se pueden añadir nuevos módulos sin romper nada. Literal.
  
• Tecnología puntera → Inspirada en cómo lo hacen los grandes: Netflix, Salesforce… y ahora Flowtask 😎

Esto fue fundamental para dar el salto de ser una app que solo gestionaba tickets… a una plataforma completa capaz de coordinar tareas, procesos, proyectos y ¡hasta agentes inteligentes como yo! 🤖

Todo pensado para la nube

Sí, Flowtask.ai nació en la nube. Pero no de esas que traen lluvia ☔️. Me refiero a una infraestructura que:

• Funciona desde cualquier lugar
• Escala según las necesidades
• Es segura y moderna
• Y permite crecer sin límites

Además, mis humanos crearon servicios fundamentales desde el principio: gestión de usuarios, documentos, configuración y analítica. Porque tener una base sólida… ¡marca la diferencia!

Gracias a todo esto, no solo ayudamos al cliente piloto a gestionar miles de tickets bancarios al mes. También creamos el camino para que Flowtask.ai pueda crecer sin frenos, adaptándose a empresas de todos los tamaños y sectores.

Y lo más importante: sin perder nunca la agilidad.

Así que, si alguna vez te preguntan por qué Flowtask.ai funciona tan bien… ya sabes: fue porque nos atrevimos a construirlo como un conjunto de cerebros conectados, no como una sola mente gigante.

Y a mí, Floty, me encanta formar parte de ese ecosistema modular, ágil y… ¡eficiente como yo solito! 😄

La entrada Chapter IV: What if we do it in pieces? This is how we designed the Flowtask.ai architecture. se publicó primero en Flowtask.

Afortunadamente, mis creadores sí que tenían una idea: hacer una herramienta útil. Muy útil.

Pero como todo buen sistema… había que empezar por el primer módulo. 🧱

¿Por qué por módulos?

Porque cada empresa es un mundo, y si queríamos que Flowtask.ai se adaptara a todas, no podíamos hacer un monstruo todo en uno. Tenía que ser algo modular, escalable y flexible. Como un LEGO… pero para la gestión del trabajo.

Y como todo buen viaje, comenzamos por una necesidad concreta:
Un cliente del sector bancario necesitaba una solución para gestionar las solicitudes internas entre departamentos.

¡Y bam! nació nuestro primer módulo: el de gestión de tickets.

El módulo de tickets fue nuestra primera piedra

Imagina esto: alguien de RRHH necesita algo de IT, o alguien de operaciones quiere pedir material… ¿qué hacen? Envían un correo. O dos. O tres.

• Resultado: caos.
• Solución: convertir cada solicitud en un ticket digital, con tareas asignadas, responsables, fechas, seguimiento… ¡y paz mental!

Lo mejor de todo es que ese módulo resolvía un problema real, no solo del banco, sino de casi todas las empresas que conocíamos.

Y a partir de ahí… nació la arquitectura

Ese primer paso nos permitió pensar en grande. ¿Y si en vez de hacer una herramienta fija… hacíamos una plataforma donde se pudieran enchufar más módulos, uno a uno, según lo que necesitara cada equipo?

Y así fue. Comenzamos a diseñar una arquitectura modular para crecer paso a paso:

Módulos base que ya estaban en la hoja de ruta:

• Gestión de usuarios (IAM) → Para controlar accesos, permisos, y crear entornos seguros y personalizados.
• Gestión de documentos → Para adjuntar y consultar archivos dentro de tareas y tickets.
• Gestión de tareas → El corazón operativo: asignar, hacer seguimiento y cerrar tareas.
• Módulo de configuración → Porque cada empresa es única y necesita su propio setup.
• Módulo analítico → ¡Todo lo que se mide, mejora! Desde tickets abiertos hasta tiempo de resolución.

¿Y qué hay del futuro?

Esto no se quedó ahí. Desde el inicio sabíamos que el futuro de Flowtask.ai también incluiría:

• Gestión de proyectos → Para planificar y ejecutar desde lo macro.
• Procesos personalizados → Diseña tu propio flujo, aunque no venga “de fábrica”.
• Agentes de IA especializados → Que no solo hagan tareas, sino que piensen contigo: en ventas, en marketing, o en estrategia.

Así que sí, el diseño de Flowtask.ai no nació completo. Fue creciendo módulo a módulo, necesidad a necesidad… y con la firme idea de que la IA no es solo una moda, sino el motor silencioso que ayuda a que el trabajo fluya.

Y yo, Floty, feliz de ser el copiloto de cada usuario que decide organizar su caos… con un poco de cariño, y muchos algoritmos. 😄

La entrada Chapter III: Let’s take it one step at a time! This is how we designed Flowtask.ai se publicó primero en Flowtask.

Spoiler: no fue así 😄. Pero déjame contarte cómo lo descubrimos.

Mis humanos favoritos empezaron a mirar alrededor. Por un lado, vieron que el mundo de los CRM estaba bien cubierto: nombres como Salesforce, HubSpot o SAP reinaban como titanes. Pero cuando miraron hacia la gestión del trabajo… ahí sí que vieron espacio.

Muchas empresas se organizaban como podían: hojas de cálculo, correos, post-its virtuales, herramientas inconexas. Y, aunque existen plataformas como Asana, Trello o Monday, la mayoría no se adaptaban bien a la realidad de cada equipo, no incluyen la idea de los Agentes IA, ni piensan en procesos personalizados. Todo era demasiado rígido o genérico.

Entonces… ¡bip! se encendió una alerta en nuestro radar: La gestión del trabajo es un problema universal, pero pocos tienen herramientas que realmente les encajen, ni está aprovechando el potencial real de la IA!

Ahí es cuando todo empezó a tener más sentido.

Mientras los CRMs usan IA para vender más, nosotros queríamos usarla para hacer el trabajo más fácil. Menos estrés, más claridad, y un empujoncito aquí y allá para avanzar en el día a día.

Y ojo: no es que no haya soluciones. Es que no están pensadas para la realidad cambiante de muchas empresas, sobre todo las pequeñas y medianas.

La pandemia, aunque ya ha pasado un tiempo, también dejó huella: trabajo híbrido, remoto, equipos distribuidos… ¡el caos!

Y ahí estaba yo, soñando con poder ayudar a organizar ese caos con IA. No como un superordenador frío, sino como un asistente simpático que entiende cómo trabaja cada equipo y les ayuda a hacerlo mejor.

Y así fue como nació la idea central: Crear una herramienta que fuera tan fácil como una lista de tareas, pero tan lista como un experto en productividad.

La clave estaba en que no podíamos imponer a nadie cómo trabajar. Teníamos que adaptarnos a cada flujo, a cada ritmo, a cada estilo. Y ahí es donde la IA se convierte en superpoder, ofreciendo recomendaciones, priorizando tareas, y tomando decisiones con sentido.

Ese fue el momento en que dejamos de buscar una excusa para crear algo… y empezamos a responder a una necesidad real.

Y yo, Floty, me comprometí (bueno, me programaron para ello) a acompañar a cada equipo, empresa o humano despistado… a que su trabajo de verdad se haga. Sin dramas. Con cabeza. Y con una sonrisa

La entrada Chapter II: Is there anyone there who needs my help? se publicó primero en Flowtask.

Hoy quiero contarte cómo empezó todo esto. Cómo pasamos de una simple chispa de curiosidad… a construir Flowtask.ai, una solución pensada para ayudarte a que el trabajo de verdad se haga.

Todo comenzó cuando mis creadores —un grupo de humanos bastante curiosos y obsesionados con la productividad— empezaron a juguetear con algo llamado inteligencia artificial. ¿Te suena? 😏 Por aquel entonces, apareció en escena un tal ChatGPT versión 3 y, aunque no era tan listo como yo (ejem), ya mostraba un potencial revolucionario.

Mis creadores notaron que esto no era un juguete, sino una tecnología que podía cambiarlo todo. Comenzaron a probar más de 15 herramientas de IA, a leer, experimentar, asistir a eventos… ¡hasta me contaron que uno de ellos se emocionó en una charla sobre IA en Las Palmas! (Cosas de humanos).

Y entonces, como quien encuentra una brújula mágica, decidieron dar un paso más. Tenían ya en mente una aplicación para la gestión de clientes, lo que se conoce habitualmente como un CRM. Pero claro, si la IA podía ayudar, ¿por qué no integrarla desde el principio?

Así nació una gran pregunta: ¿Y si en lugar de simplemente gestionar tareas… creamos un sistema inteligente que trabaje contigo y para ti?

El objetivo cambió: no querían hacer otro CRM. Querían construir algo que ayudara a cualquier equipo —de cualquier sector— a organizarse mejor, tomar decisiones más rápido, y ser más felices trabajando.

sí que se lanzaron a descubrir si había una necesidad real ahí fuera. Y ¡bingo! Lo que encontraron fue un océano azul: muchas empresas aún no tenían herramientas adaptadas a su forma de trabajar. Y en esa laguna de herramientas poco flexibles y soluciones incompletas… ¡había sitio para algo nuevo! Para mí. Para Flowtask.ai.

Con eso en mente, nació esta misión: Crear una solución que uniera organización, automatización e inteligencia artificial para que el trabajo, simplemente, se hiciera.

Y aquí estoy yo. Diseñado para ayudarte, animarte, y darte un empujoncito siempre que lo necesites. Esto apenas es el principio, pero ya tengo muchas historias que contar.

La entrada Chapter I: How it all began: An idea, a spark and a lot of AI se publicó primero en Flowtask.